Cel szkolenia - Jak unikać błędów przy wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych oraz ich księgowaniu. Zasady obiegu dokumentów w firmie (w tym w JST) przy użyciu KSEF.

PROGRAM:

I. Prawidłowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

1. Ustawowe terminy wystawiania faktur (widełki czasowe).

2. Jaki model wystawiania faktur w KSEF wybrać: scentralizowany czy bez centralizacji?

3. Tryb online - podstawowa ścieżka wystawiania pojedynczych faktur w KSEF:

a) moment wystawienia faktury, a moment wysyłki do KSEF,

b) obowiązkowe elementy faktury wymagane strukturą logiczną FA(3),

c) zakres danych na fakturze ustrukturyzowanej,

d) oznaczenie dokumentu fakturowego nr KSEF,

e) wizualizacja faktury - zamiana xml na pdf oraz kod QR i jego znaczenie,

f) sposób doręczenia faktury odbiorcy w zależności od jego statusu,

g) potwierdzenie transakcji - jakie zasady musimy stosować?

4. Tryb offline24 - narzędzie przydatne przy wystawianiu dużej ilości faktur:

a) jakie sytuacje dają możliwość korzystania z tego trybu?

b) kiedy wysłać wystawioną fakturę do KSEF i jak jest jej data wystawienia?

c) doręczanie faktury wystawionej poza KSEF - czy jest możliwe?

d) wysyłka paczki faktur do KSEF (opcja wsadowa) - zasady,

e) oznaczanie faktur dwoma kodami QR - wyjaśnienia,

f) jak potwierdzić w tym trybie dokonanie zakupu?

5. Tryby szczególne (awaria, niedostępność KSEF):

a) sposób wystawienia faktury(w jakim formacie i czy stosujemy kody QR?),

b) oznaczanie faktury w systemie księgowym,

c) prawidłowy termin wysyłki do KSEF,

d) informowanie odbiorcy o wystawieniu faktury przy użyciu KSEF - istotna procedura,

e) pobranie faktury z KSEF - czy jest możliwe wielokrotne zaimportowanie tej faktury?

f) inne dokumenty księgowe (noty, rachunki, pro formy itp.), a KSEF - czy są nadal możliwe,

g) samofakturowanie w KSEF - sprzedaż krajowa i zagraniczna,

h) zasady wprowadzania do KSEF faktur z załącznikami (logo i podpis - problemy graficzne).

II. Najczęstsze błędy dotyczące wystawiania faktury ustrukturyzowanej.

1. Dane kontrahenta (w tym rola NIP), oznaczanie procedur w ramach JPK.

2. Niewłaściwy format elektroniczny, bramka API KSEF, a błędy rachunkowe.

3. Numerowanie faktur w kolejności, błędy merytoryczne na fakturze w KSEF.

III. Praktyka otrzymywania faktur przy użyciu KSEF.

1. Czy fakturę importujemy bezpośrednio do systemu FK, czy najpierw ją wizualizujemy w KSEF?

2. Skąd będę wiedział, że otrzymałem fakturę w KSEF?

3. Opcja „ukrycia” faktur w KSEF - w jakich sytuacjach i jak to zrobić?

4. Określenie momentu otrzymania u-faktury i zagrożenia stąd płynące (data księgowania).

5. Czy można otrzymać fakturę poza KSEF?

6. Odliczanie VAT z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSEF - korzystne stanowisko MF.

7. Czy wizualizować faktury kosztowe poprzez ich wydruk, albo zapisywanie w PDF?

8. Zasady wprowadzania do obiegu wewnętrznego faktur kosztowych - jeden punkt odbioru => przesłanie do działów merytorycznych, czy każdy dział (pracownik) ma bezpośredni dostęp do faktury w KSEF i możliwość jej zaimportowania.

9. Dostęp anonimowy do faktury w KSEF.

10. Przechowywanie i archiwizowanie u-faktur, a bezpieczeństwo danych wrażliwych.

IV. Korygowanie faktur w KSEF w praktyce.

1. Przyczyna korekty, a sposób jej wykazania (storno albo jest - powinno być).

2. Zmiana zasad rozliczania korekt in minus faktur ustrukturyzowanych i faktur „zwykłych” u sprzedawcy,

3. Rozliczanie korekty in plus. Korekta podatku naliczonego z faktury ustrukturyzowanej in minus u nabywcy.

4. Korygowanie błędów przez nabywcę - kwestia noty korygującej.

5.  Istotne dane na fakturze korygującej w KSEF. Duplikaty, a KSEF.

V. Procedury postępowania z kontem podatnika w KSEF i fakturami.

1. Decydująca rola administratora w firmie - normy bezpieczeństwa i kontroli.

2. Uprawnienia i odpowiedzialność pracowników w zakresie wystawiania i odbierania faktur.

3. Generowanie nowego kontekstu w KSEF dla jednostek podrzędnych lub osób fizycznych.

4. Jak generować i korzystać z Certyfikatów KSEF - uwierzytelnianie.

5. Nowe znaczniki w JPK_VAT - kiedy je stosować?

6. UPO i jego wpływ na prawidłowe księgowanie faktur (obowiązek podawania nr KSEF_ID).

7. Kursy walutowe w fakturach ustrukturyzowanych.

8. Podawanie nowych informacji w płatnościach za faktury ustrukturyzowane.

9. Sprzedaż na kasie rejestrującej, faktury uproszczone i faktury do paragonów, a KSEF.

10. Sankcje w KSEF - od kiedy, dla kogo i w jakich wymiarach od 2027r?