Cel szkolenia: Zapoznanie z aktualnym stanem prawnym po zmianach.

PROGRAM:

1. Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - skutki w archiwizacji. Od kiedy skrócenie  okresu do 10 lat, a kiedy zachowany 50-letni okres archiwizowania? Przykłady. Jak zmieniły się okresy przechowywania Ewidencji czasu pracy, harmonogramów czasu pracy, Ewidencji wynagrodzeń, innej związanej z badaniem trzeźwości, pracy zdalnej...?

2. Dokumentacja kadrowa w formie elektronicznej, a archiwizacja. Okres przejściowy i dodatkowe nowe obowiązki. Obowiązki wobec ZUS - skrócenie przechowywania.

3. RODO, a działalność archiwum. Kontrole prowadzone przez Archiwum Państwowe - zakres kontroli.

4. Czynności kancelaryjne w zakładzie pracy:

a) obieg dokumentacji, punkty zatrzymania, przyjmowanie/spedycja pism,

b) w praktyce na przykładach dekretacja, rozdział wpływów, znakowanie (rejestracja) pism i spraw, akta sprawy - opis teczki aktowej w praktyce na przykładzie, współpraca komórek, a znak sprawy, spis spraw,

c) wybrane techniki kancelaryjne (akta spraw wydzielonych/podteczki, teczki podmiotowe i zbiorcze).

5. Dokumentacja w jednostce organizacyjnej - wprowadzone zmiany:

a) zakres regulacji ustawowych i zmian,

b) zmiany w kompetencjach w zakresie ustalania norm kancelaryjno-archiwalnych (w tym jednolitych rzeczowych wykazach akt).

6. Procedura brakowania dokumentacji w praktyce:

a) przygotowanie wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji,

b) brakowanie, a niszczenie akt, formularze  i druki przy brakowaniu - omówienie,

c)  typowanie dokumentów do zniszczenia, dokumentacja archiwalna i niearchiwalna - przykłady.

7. Jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji:

a) budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach akt,

b) kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt

c)  nadawanie aktom sygnatur archiwalnych,

d) wydzielanie akt kat.A, B, BC, BE.

8. Archiwizacja - przygotowanie i przekazywanie dokumentacji do składnic i archiwów:

a) zadania i organizacja składnic akt/archiwów zakładowych, ewidencja archiwalna,

b) co z dokumentacją nieuporządkowaną - czy może być przekazana do archiwum zakładowego?

c) spis zdawczo-odbiorczy w praktyce,

d) spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania - omówienie,

e)  spis dokumentacji przeznaczonej do Archiwum Państwowego - w praktyce,

f) udostępnianie dokumentacji, karty wypożyczenia, skontrum oraz kwerenda.

9. Porządkowanie, ewidencjonowanie, techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.

10. Procedury przy dokumentacji spraw zakończonych, ale potrzebnej w bieżącej działalności, wycofywanie dokumentacji z archiwum zakładowego.

11.  Przygotowanie sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego.