Cel szkolenia: Zapoznanie z
aktualnym stanem prawnym po zmianach.
PROGRAM:
1. Nowy okres
przechowywania dokumentacji pracowniczej - skutki w
archiwizacji. Od kiedy
skrócenie okresu do 10 lat, a kiedy zachowany 50-letni okres
archiwizowania? Przykłady. Jak zmieniły się okresy przechowywania
Ewidencji czasu pracy, harmonogramów czasu pracy, Ewidencji
wynagrodzeń, innej związanej z badaniem trzeźwości, pracy
zdalnej...?
2. Dokumentacja
kadrowa w formie elektronicznej, a archiwizacja.
Okres przejściowy i dodatkowe nowe obowiązki.
Obowiązki wobec ZUS - skrócenie przechowywania.
3. RODO, a działalność
archiwum. Kontrole prowadzone przez
Archiwum Państwowe – zakres kontroli.
4. Czynności
kancelaryjne w zakładzie pracy:
a) obieg
dokumentacji, punkty zatrzymania, przyjmowanie/spedycja
pism,
b) w praktyce na
przykładach dekretacja, rozdział wpływów, znakowanie (rejestracja)
pism i spraw, akta sprawy - opis teczki aktowej, współpraca
komórek, a znak sprawy, spis spraw,
c) wybrane techniki
kancelaryjne (akta spraw wydzielonych/podteczki, teczki podmiotowe
i zbiorcze).
5. Dokumentacja w
jednostce organizacyjnej - wprowadzone zmiany:
a) zakres
regulacji ustawowych i zmian,
b) zmiany
w kompetencjach w zakresie ustalania norm kancelaryjno-archiwalnych
(w tym jednolitych rzeczowych wykazach akt).
6. Procedura
brakowania dokumentacji w praktyce:
a) postępowanie z dokumentacją
w przypadku likwidacji jednostki,
b) brakowanie, a niszczenie
akt, formularze i druki przy brakowaniu -
omówienie,
c) typowanie dokumentów do
zniszczenia, dokumentacja archiwalna i niearchiwalna -
przykłady.
7. Jednolity rzeczowy
wykaz akt i kwalifikator dokumentacji:
a) budowa
wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach
akt,
b) kwalifikator dokumentacji
jako forma uzupełnienia wykazu akt.
8. Archiwizacja
- przygotowanie i przekazywanie dokumentacji do składnic i
archiwów:
a) zadania i organizacja
składnic akt/archiwów zakładowych, ewidencja archiwalna,
b) co z
dokumentacją nieuporządkowaną - czy może być przekazana do archiwum
zakładowego?
c) spis
zdawczo-odbiorczy w praktyce, spis dokumentacji przeznaczonej do
brakowania - omówienie,
d) spis
dokumentacji przeznaczonej do Archiwum Państwowego - w
praktyce,
e) udostępnianie dokumentacji,
karty wypożyczenia, skontrum oraz kwerenda.
9. Porządkowanie,
ewidencjonowanie, techniczne zabezpieczenie materiałów
archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów
państwowych.
10. Procedury przy
dokumentacji spraw zakończonych, ale potrzebnej w bieżącej
działalności, wycofywanie dokumentacji z archiwum
zakładowego.
